Welche Marketing- und Betriebsprozesse sich zuerst automatisieren lassen

Die Liste möglicher Automatisierungen ist schnell lang: Berichte, Angebote, Belege, Terminabsprachen, Nachfassen. Die eigentliche Frage ist, womit du anfängst, denn ein misslungener erster Workflow macht es jedem weiteren schwer. Hier bekommst du fünf Prüffragen, mit denen du Kandidaten vergleichbar machst, und eine Reihenfolge für den Start.

Erst sammeln: Wo die Zeit heute hingeht

Bevor du priorisierst, brauchst du eine Liste, und zwar für Marketing und Betrieb gemeinsam. Achte besonders auf vier Muster:

• Übergaben zwischen Programmen: Anfragen ins CRM tippen, Arbeitsberichte in die Buchhaltung übertragen, Zahlen aus Werbekonten in Tabellen kopieren.
• Wiederkehrende Berichte und Abstimmungen: der Monatsreport, für den vorher jemand Zahlen zusammensucht.
• Dinge, die liegen bleiben: Rückrufe, Rückfragen, Angebote ohne Wiedervorlage.
• Aufgaben, die nur eine Person kann, weil nur sie weiß, wie der Ablauf wirklich geht.

Fünf Prüffragen für jeden Kandidaten

Geh jeden Eintrag mit denselben Fragen durch und bewerte jeweils mit „passt“, „teilweise“ oder „passt nicht“.

• Wie oft passiert es? Täglich oder mehrmals pro Woche spricht für den Kandidaten. Was selten vorkommt, rechnet sich kaum und kann zwischen zwei Durchläufen unbemerkt kaputtgehen.
• Regel oder Ermessen? Lässt sich die Entscheidung als „wenn das, dann das“ aufschreiben? Lautet die ehrliche Antwort „kommt drauf an“, müssen zuerst die Regeln geklärt werden.
• Wie sauber sind die Daten? Kommen die Eingaben strukturiert an, etwa aus einem Formular, oder als Handschrift und Telefonnotiz? Gibt es eindeutige Kundennummern und Artikeldaten? Schlechte Daten werden durch Automatisierung nicht besser, nur schneller verteilt.
• Was kostet ein Fehler? Ein interner Bericht mit einer Lücke ist ärgerlich. Eine falsche Rechnung beim Kunden kostet Vertrauen, ein falscher Preis im Angebot Geld. Je teurer der Fehler, desto wichtiger der Prüfschritt und desto später gehört der Prozess in die Reihenfolge.
• Wer prüft das Ergebnis? Jeder Workflow braucht eine benannte Person, die Ausnahmen bearbeitet und merkt, wenn er stillsteht. Fehlt sie, ist der Kandidat nicht startklar.

Vorne landen die Kandidaten mit den meisten „passt“, auch wenn sie nicht die größten Zeitfresser sind. Ein kleinerer, sauberer Fall bringt früher die Erfahrung, die du für den großen brauchst. Ein „passt nicht“ bei der letzten Frage stoppt jeden Kandidaten, bis jemand benannt ist.

In welcher Reihenfolge du vorgehst

Gut schneiden Abläufe ab, die regelbasiert sind und deren Ergebnis ein Entwurf ist, keine Entscheidung. Daraus ergibt sich eine Reihenfolge:

1. Zuerst interne, regelbasierte Abläufe: Leads aus Formularen ins CRM übernehmen und die zuständige Person benachrichtigen, Zahlen für Berichte zusammentragen. Ein Fehler bleibt im Betrieb, und du lernst den Umgang mit Wartung und Ausnahmen.
2. Dann Entwürfe mit Freigabe: Eingangsbelege erfassen, wie in Belege und Rechnungen: Der Klassiker unter den KMU-Automatisierungen beschrieben, oder aus einer Anfrage einen Angebotsentwurf machen, dessen Preis der Mensch festlegt, siehe Vom Anruf zum Angebot, ohne den Abend zu opfern. Ein Mensch prüft jeden Fall, bevor etwas den Betrieb verlässt.
3. Zuletzt alles, was nach außen wirkt oder Ermessen braucht, und nur, wenn die Regeln bis dahin aufgeschrieben sind.

In jeder Stufe gilt: Ablauf samt Ausnahmen aufschreiben, Ausgangslage messen, klein bauen, Wirkung prüfen, erst dann erweitern.

Haben zwei Kandidaten dieselbe Bewertung, entscheidet eine grobe Rechnung. Beispielrechnung, frei angenommen: Zwei Personen übertragen je drei Stunden pro Woche Anfragen ins CRM, die Hälfte dieser Zeit fällt weg, der voll belastete Stundensatz liegt bei 50 €. Das ergibt 2 × 3 × 0,5 × 52 = 156 Stunden und, bewertet mit 50 €, 7.800 € Kapazitätswert im Jahr. Das ist kein Geld auf dem Konto, sondern Arbeitszeit, die anders genutzt werden kann. Dagegen stehen Aufbau und Wartung.

Wann du noch nicht automatisieren solltest

Die Prüffragen sortieren Kandidaten. Ob der Ablauf überhaupt feststeht, beantworten sie nicht. Bau keinen Workflow, wenn drei Leute denselben Vorgang auf drei Arten erledigen und niemand entschieden hat, welche gilt. Auch nicht, wenn der Engpass woanders liegt: Schnellere Angebote helfen nicht, wenn niemand nachfasst. Und prüf vorher, ob ein Programm, das du schon nutzt, die Aufgabe mit einer Einstellung oder Erweiterung löst. Weitere Fälle beschreibt Wann Automatisierung die falsche Antwort ist.

Häufige Fragen

Marketing oder Betrieb: Wo fangen wir an?

Die Prüffragen sind für beide Bereiche gleich. Fang dort an, wo die Daten sauberer sind und ein Fehler zuerst intern auffällt statt beim Kunden.

Brauchen wir dafür KI?

Für viele Kandidaten nicht. „Wenn ein Formular eingeht, leg einen Kontakt an und benachrichtige die zuständige Person“ ist eine feste Regel. KI hilft dort, wo unstrukturierter Text oder ein Foto erst eingeordnet werden muss. Die Entscheidung dahinter ersetzt sie nicht.

Was du heute schon tun kannst

1. Schreib eine Woche lang alle wiederkehrenden Aufgaben aus Marketing und Büro mit, jeweils mit Häufigkeit, Dauer und zuständiger Person.
2. Bewerte jeden Eintrag mit den fünf Prüffragen.
3. Benenne für die besten beiden Kandidaten eine Person, die das Ergebnis prüft.
4. Miss für den besten Kandidaten die Ausgangslage: Anzahl, Zeit pro Vorgang, Fehler.
5. Rechne ihn im KI-Automatisierungs-ROI-Rechner durch, mit Aufbau und Wartung.

Passender Einstieg: KI & Automatisierung bei Motainment · Rechnen: KI-Automatisierungs-ROI-Rechner