Disposition im Handwerk: Termine, Wege und die Lücken dazwischen

In den meisten Handwerksbetrieben entsteht die Tourenplanung für morgen heute abends — auf einem Zettel, in einer Excel-Tabelle oder im Kopf des Chefs. Sie funktioniert. Sie ist nur nicht übertragbar, nicht nachvollziehbar und fällt aus, wenn diese eine Person krank ist.

Und sie kostet mehr, als der Aufwand für die Planung selbst vermuten lässt.

Der teuerste Posten ist die Fahrzeit

Eine Monteurstunde wird abgerechnet, eine Fahrstunde nicht. Trotzdem taucht Fahrzeit in kaum einer Kalkulation als eigener Posten auf — sie verschwindet in der Gesamtzeit des Auftrags.

Das lohnt sich einmal auszurechnen: Wie viele Stunden pro Woche verbringt ein Team im Fahrzeug, und wie viel davon entstünde nicht, wenn die Reihenfolge anders wäre? In vielen Betrieben ist das der größte einzelne unproduktive Block — größer als Angebotserstellung und Büroarbeit zusammen.

Der Punkt ist nicht, dass eine Software die Route optimieren soll. Der Punkt ist, dass die Zahl meistens niemand kennt.

Was sich sinnvoll automatisieren lässt

Die Terminvergabe an den Kunden. Nicht die Entscheidung, welcher Termin passt — sondern das Hin und Her davor. Ein Link, über den der Kunde aus vorgegebenen Zeitfenstern wählt, spart pro Auftrag mehrere Kontaktversuche. Das ist keine KI, sondern ein Kalender, und es ist trotzdem der Schritt mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.

Die Terminerinnerung. Eine automatische Nachricht am Vortag senkt die Quote der Fahrten, bei denen niemand öffnet. Jede verhinderte Leerfahrt ist eine ganze Monteurstunde plus Sprit.

Die Vorbereitung der Tour. Aus den bestätigten Terminen lässt sich automatisch eine geordnete Liste erzeugen: Reihenfolge nach Ort, Adresse, Ansprechpartner, Auftragsumfang, benötigtes Material. Der Disponent prüft und korrigiert, statt zusammenzusuchen.

Die Rückmeldung von der Baustelle. Ein Formular auf dem Handy — erledigt, Nacharbeit nötig, Material fehlt — ersetzt den Anruf am Abend und schreibt den Status dorthin, wo ihn das Büro sieht.

Was beim Menschen bleibt

Welcher Monteur zu welchem Kunden passt. Ob dieser Auftrag heute vorgezogen wird, weil der Kunde wichtig ist. Ob die angegebene Dauer realistisch ist, wenn man das Objekt kennt.

Eine Routenoptimierung, die diese Faktoren nicht kennt, produziert eine kürzere Tour, die trotzdem schlechter ist. Der brauchbare Zuschnitt lautet deshalb: Das System schlägt eine Reihenfolge vor, der Disponent entscheidet. Wer das umdreht, baut ein System, das umgangen wird — und dann hat er beides, die Software und den Zettel.

Der Teil, den niemand gern hört

Automatisierte Disposition setzt voraus, dass Aufträge vollständig erfasst sind: Adresse, geschätzte Dauer, benötigtes Material, Ansprechpartner. In vielen Betrieben stehen genau diese Felder halb leer, weil der Chef sie ohnehin weiß.

Solange das so ist, produziert jede Automatisierung Lücken. Das Aufräumen dieser Daten ist die eigentliche Arbeit — und sie zahlt sich unabhängig von jeder Software aus, weil sie den Betrieb übertragbar macht.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine Branchensoftware?

Nicht zwingend. Viele Betriebe kommen weit mit einem gemeinsamen Kalender, einem Terminbuchungslink und einem strukturierten Formular für die Rückmeldung. Eine Branchenlösung lohnt sich, wenn Material, Zeiterfassung und Rechnung mit hängen — dann aber als Entscheidung für ein System, nicht als Sammlung von Werkzeugen.

Ab wie vielen Monteuren lohnt sich das?

Weniger eine Frage der Teamgröße als der Frequenz. Wer täglich neu plant, hat einen Fall. Wer Aufträge über Wochen im Voraus fest vergibt, deutlich weniger.

Was ist mit kurzfristigen Notfällen?

Die sind das Argument gegen starre Planung, nicht gegen Planung. Ein System, das eine Tour in zwei Minuten neu sortiert, ist bei Notfällen hilfreicher als ein Zettel — vorausgesetzt, jemand darf es überstimmen.

Und der Datenschutz?

Kundenadressen und Auftragsdaten sind personenbezogen. Bevor sie durch einen externen Dienst laufen, gehören Auftragsverarbeitung und Datenfluss geklärt — vor dem Bau, nicht danach.

Was du heute schon tun kannst

1. Miss eine Woche lang die reine Fahrzeit pro Team. Nur die Zahl, keine Bewertung.
2. Zähl die Fahrten, bei denen niemand angetroffen wurde.
3. Zähl die Kontaktversuche, bis ein Termin stand.
4. Rechne den Kapazitätswert im KI-Automatisierungs-ROI-Rechner durch — mit ehrlichem Automatisierungsgrad und inklusive Wartung.
5. Führ als Erstes die Terminerinnerung ein. Sie kostet fast nichts und wirkt sofort.

Wenn dabei herauskommt, dass mehrere Systeme zusammengeführt werden müssen, ist es ein Integrationsprojekt. Wie wir so etwas aufsetzen, steht unter KI & Automatisierung — oder direkt im Erstgespräch.